Kartu kredit perusahaan menjadi pilihan populer untuk mengelola pengeluaran bisnis. Hal ini memberi bisnis cara standar untuk menugaskan karyawan membayar berbagai biaya terkait pekerjaan: tiket kereta api atau pesawat, tagihan restoran, menginap di hotel, perlengkapan kantor – apa pun yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.
Tetapi apakah penggunaan kartu kredit perusahaan benar-benar merupakan metode pembayaran terbaik bagi karyawan?. Di satu sisi, semua orang tahu cara kerja kartu kredit.
Namun di sisi lain, kartu perusahaan menciptakan ketidakpastian, admin ekstra, dan bahkan penipuan. Dalam artikel ini, kami akan mempertimbangkan pro dan kontra penggunaan kartu kredit perusahaan, lalu memberikan opsi lain yang mungkin lebih sesuai untuk bisnis Anda.
Pengertian Kartu Kredit Perusahaan
Meskipun digunakan untuk alasan yang sedikit berbeda, tidak ada yang istimewa dari kartu korporat klasik. Hal ini berfungsi sama seperti kartu kredit pribadi , tetapi ditautkan ke akun perusahaan.
Pemegang kartu dapat menggunakan kartu mereka secara online atau digunakan untuk belanja keperluan offline, biasanya dengan PIN. Satu-satunya perbedaan praktis adalah bahwa karyawan biasanya diminta untuk memberikan bukti pembelian kepada tim keuangan untuk alasan pajak.
Faktanya, penggunaan kartu kredit perusahaan digunakan hanya sebagai solusi untuk bisnis yang karyawannya memiliki banyak pengeluaran. Alih-alih menggunakan sistem mengajukan laporan pengeluaran saat bekerja dan menunggu untuk pergantian biaya oprasional, beberapa karyawan yang beruntung diberi kartu kredit oleh perusahaan untuk membayar secara langsung. Sesederhana itu.
Cara Kerja Kartu Kredit Perusahaan
Sekilas, kartu kredit perusahaan tampaknya merupakan solusi yang baik bagi CFO dan manajer dalam hal mengelola pengeluaran bisnis.
Dengan kartu kredit perusahaan, laporan pengeluaran bulanan biasanya dikirim ke pemegang kartu, ke CFO perusahaan, dan ke manajer anggaran. Perusahaan dapat melacak siapa yang menghabiskan berapa banyak dan untuk apa, tetapi hanya setelah fakta.
Pembayaran kartu juga dapat dibatasi pada pemasok tertentu melalui kesepakatan antara bank dan perusahaan. Ini bisa menjadi cara yang baik untuk mengendalikan biaya pengeluaran.
Keuntungan terakhir adalah bahwa bank menawarkan berbagai layanan terkait yang nyaman seperti asuransi perjalanan, pertanggungan untuk kendaraan sewaan, dukungan hukum, bantuan medis, atau bahkan pengembalian uang cepat jika terjadi transaksi penipuan.
Tidak Semua Karyawan Mendapatkan Kartu Perusahaan
Masalah yang paling mencolok adalah tidak semua karyawan memiliki kartu perusahaan. Bahkan, biasanya disediakan untuk beberapa orang terpilih. Tidak peduli fakta bahwa hal ini akan memisahkan karyawan satu sama lain dan membuat orang merasa tidak dapat dipercaya, itu menciptakan masalah besar bagi semua orang.
Tidak ada kontrol nyata atas pengeluaran
Visibilitas adalah elemen penting dari kontrol pembelanjaan yang efektif . Tim keuangan juga harus dapat menambah dan mengurangi batas pengeluaran bila diperlukan, menganalisis jenis biaya yang muncul, dan membuat laporan cepat untuk dibagikan kepada pimpinan senior.
Pengeluaran Terbatas
Ketidaknyamanan utama lainnya adalah interface web untuk mengelola kartu perusahaan. Ini sering kikuk dan sulit digunakan, dan fitur integrasi terbatas dengan perangkat lunak akuntansi. Dalam banyak kasus, proses tertentu – misalnya, mengubah batas kartu – tidak dapat dilakukan langsung secara online.
Seseorang harus menelepon bank setiap kali batas pengeluaran perlu dinaikkan atau diturunkan. Ini tidak praktis dan memakan waktu, karena bank membutuhkan waktu untuk menjawab dan cenderung tidak memproses permintaan dengan cepat.
Dan menerima laporan kartu kredit dalam format pdf di akhir bulan tidak membuat tim keuangan mengekspor pembayaran ke perangkat lunak akuntansi mereka. Hal ini dapat membuat sulit untuk menganalisis angka-angka, dan membatasi pengawasan pengeluaran perusahaan.
Solusi Virtual Card
Kartu kredit virtual memungkinkan karyawan melakukan pembayaran online tanpa memerlukan kartu fisik. Karyawan menghasilkan nomor unik untuk pembelian online tertentu.
Dengan kartu kredit virtual , pembayaran online berulang dapat diotomatisasi, yang berarti mengurangi satu hal untuk dipikirkan setiap bulan. Terlebih lagi, tanda terima secara otomatis ditangkap dan direkonsiliasi dengan kategori pengeluaran, menyediakan pengawasan yang cepat dan mudah.
Dan ada manfaat keamanan juga. Karena kartu virtual individual dibuat untuk setiap pembayaran, detail kartu tidak dapat dipindahtangankan. Ini membantu menjaga detail Anda tetap aman, dan pada dasarnya mengurangi kemungkinan penipuan kartu kredit menjadi nol.
Dan jika salah satu kartu virtual Anda terganggu (atau habis), hanya satu pembayaran yang terganggu. Jika Anda memiliki lusinan pembayaran langganan bulanan, ini berarti Anda dapat menghindari mimpi buruk yang biasanya datang dengan kartu kredit yang dibatalkan.
kartu kredit perusahaan masih menjadi pilihan populer bagi para pemula dan bisnis yang sedang berkembang. Tetapi ketika mengatur pengeluaran kantor dan karyawan dengan kenyamanan dan keamanan, ada pilihan yang jauh lebih baik yang tersedia.
Daftar Isi